紙か？WEBか？これからの時代の「ハイブリッド型抄録集」の作り方

完全ペーパーレス化が進む一方で、「やっぱり紙がめくりやすい」という声も根強いです。

これらをどう両立させるかという、今まさに多くの学会で直面している課題だと思います。

冊子体は「プログラム＋主要抄録」に絞って薄くし、詳細はQRコードからPDFやWebへ誘導する方法を取ることも可能です。予算や参加者の年齢層に応じた「紙とデジタルの黄金比率」を考えてみませんか？

まずは、それぞれの強みと弱みを整理してみましょう！

・直感的にパラパラめくれる

・当日のスケジュールを俯瞰しやすい

・メモを書き込みやすい

・印刷費や送料が高騰している

・重くて持ち運びが大変

・印刷後の修正（正誤表の対応）が面倒

・印刷・配送コストを大幅削減

・キーワード検索が瞬時に可能

・直前のプログラム変更にも即座に対応

・ネット環境や端末のバッテリーに依存

・高齢の参加者が操作に戸惑う

・複数を同時に見比べるのが難しい

「コスト削減のために完全WEB化したものの、大クレームになった」という学会は少なくありません。

数百人〜数千人が一斉にアクセスするため、会場の電波がパンク。抄録が見られないままセッションが始まるトラブル。

スマートフォンの小さい画面じゃ読めない。どこをタップすればいいか分からない。などと、受付で混乱が発生。

事前にPDFだけ配布した結果、参加者が各自でオフィスや自宅でプリントアウトして持参。結果的にエコでもスマートでもなくなってしまう現象もあったようです。

当日に配布する冊子には「プログラム、日程表、座長・演者インデックス、各演題の数行の要約」だけに絞り、ページ数を1/3程度に薄くします。

各演題の横などに「QRコード」を印刷しておき、スマートフォンなどで読み取るとWEB上の詳細な抄録にアクセスできるようにする。

基本はWEB（PDF・アプリケーション）配給とし、事前参加登録の段階で「冊子希望（＋実費など）」のチェックボックスを設けます。

部数が直前まで読めないため、少部数でも綺麗に仕上がる「オンデマンド印刷」などにすることも考える。

完全WEB化を進める場合は、「当日の会場Wi-Fiに依存しない対策」を提示します。

例えば、開催一週間前までに、参加者へ「事前にPDFをスマートフォンやタブレットなどに保存してもらう」ように案内を自動送信する仕組みを作ります。

このように「紙には紙の、WEBにはWEBの」良さがそれぞれあり、学会の参加者層（年齢層や分野）によってベストなバランスは異なります。

あおぞら印刷では単に抄録集を制作・印刷するだけでなく、QRコードを連携させた冊子の作成や電子ブックの制作まで行っております。

時代の変化、参加される方、運営者の方、当日の使いやすさ、学会などの内容に合わせた最適なハイブリッド運用も可能です。予算と利便性の両立に悩んだら、まずは一度ご相談ください。